麦田物资仓库管理规定

麦田财务

一、总    则
第一条：目的
麦田物资仓库是麦田物资体系的一个重要组成部分，是麦田各种宣传物资义卖筹款重要场所。
为了规范麦田物资供应，更好的为志愿者、筹款服务，特设立此规定.

第二条：适用范围：
麦田总社及各分社/团队

二、组成部份
第三条：物资生产/采购
一、
麦田文化部物资组根据义卖库存需求，提前一个月（当月做下月计划）做生产/采购计划，并将需求列出明细金额发邮件到财务部主管和秘书长。
二、
具体流程如下：
1、仓库管理员（简称仓管员）根据各宣传品的需求及仓库库存量填写“XX出入汇总表”。
2、财务部根据提交的汇总表对所申购物资的预算进行复核，提出生产/采购意见。
3、采购人员凭审批完整的申购单向财务借支款项，用于生产采购。申购单当月有效，跨月须重新申请。
其流程图如下：
各个宣传品需求明细－财务审核－秘书长签名确认－出纳处借款
第四条：物资验收入库、出库及退回

一、
入库
1、
清点核对：物资到仓库后，属非仓管员申请采购的物资，暂由仓管员验收，待请示相关人员有答复后，作相关处理；属仓管员申请采购的物资，仓管员须亲自同交货人办理交接手续，依据清单上核对清点物资名称、数量是否一致。
2、
验收入库：对入库物资核对、清点后，仓管员应根据申购单及物资清单及时填写入库单，方可入库。
3、
入库单填写：入库单一式三联，一联存根联备查，一联交采购人员做报销凭证附件，一联由仓管员做登记入帐凭证。
入库单须标明品名、规格、数量、金额等，采购人员、验收人员、仓管员需在“物资入库单”上签字确认（仓管员需根据“物资入库单”登记“XX出入库汇总表”）。
4、
仓管员根据入库单的物资填入电子版表格的“XX出入库汇总表”，同一物资最近生产/采购的价格不同以往价格的物资，需根据最末生产/采购的单价填入价格，以往价格在批注时注明，以供以后生产/采购提供参考价格。
5、
仓管员要严格把关，有以下情况时可拒绝验收或入库。
a、未经批准的物资(没有经审核)。
b、劣质物品或已损坏物资。
其流程图如下：采购、生产－ 仓管员清点核对入库－填写入库单－申请尾款

二、
物资的出库/发放
1、 出库原则：出库必需填出库单，根据发货的需求，必须填写“出库单”，标明用途、品名、规格、数量、并由仓管员签字（一式三联，一联存根备查，一联交保管人员登记入册，一联交领用人）。
2、 仓管员需及时登记“XX物资出入库汇总表”，每月定期进行各种物资盘点，并编制“物资盘点表（一式三份，一份交项目负责人/办公室负责人，一份交财务， 一份留底）。
3、 为简化仓管员工作内容，分社物资管理人员登记购买数据统一购买。
4、 仓管员需要休假时，需提前告之各分社物资管理人员，以便他们提前下单订购相关的物资，让发货工作正常运作。
其流程图如下：填写出库单－根据出库单签名确认－双方确认发放品种、数量－登记物资汇总登记表

三、退库
由于质量引起的破损应及时办理退库手续并进行报废登记。

第五条：物资的储存保管
一、
物资的储存保管，以物资的属性、特点和用途设置仓库，并根据仓库的条件考虑划区分工；仓库设置要根据实际需要和库存设备统筹规划，合理布局，如动态的落地堆放，静态的用货架存放；并按其分类和规格依次排列编号登记。
二、
仓管员对常用或每日有变动的物资要随时盘点，发现误差应及时找出原因并作出更正。如发现仓库物资如有损失，贬值、报废、盘盈、盘亏等，及时报告相关负责人和财务部，并找到相关原因。经负责人查明责任后，按相关的规定进行作出相应的处理。
三、仓管员每月10日前及时更新核对后的“XX出入库(销售)汇总表”并发给财务部。
四、.加强仓库的安全工作，禁止非本库人员擅自入库。非仓管员特殊情况进入仓库，需告之仓管员；
五、仓库内严禁烟火，并备用必要的消防设施。

第六条：监督
一、为了更好地对本制度执行情况进行监督, 财务人员每年2次不定期盘点仓库，并与“XX出入汇总表” 核对，如有不符及时查明原因及报告相关领导。
二、仓管员调动工作(或仓库搬离)，一定要办理交接手续，移交中的未了事宜及有关凭证，要列出清单三份，写明情况，双方签字，负责人见证，双方各执一份，报部门存档一份，事后发生纠葛，仍由原移交人负责。对失职造成的亏损，除照价赔偿外，还要依照麦田奖罚制度进行处分。
三、库存盈亏反映出仓管员的工作质量，当力求做到不出现差错。

第七条：仓库管理表
一、
各办公室使用各地统一的“XX出入库汇总表”，统一相同的物资的名称。
二、
为了各地使用表格的统一性，各使用人员不得随意删除、添加表中内容；如表中不需要使用的物资可采用隐藏行的方法，以便于仓管员更清晰找到相关的物资名称。

第八条：关于盘亏的处理
盘亏的物资按成本价赔偿如下：
仓管人员:扣50%,发货人员:扣40% 财务人员:扣10%。

第九条：本规定解释权属麦田总部。

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