深圳团队会议记录专用贴

深圳麦田

深圳麦田会议记录        
        


日期：2012.3.17
地点：龙华水围村社区服务中心
会议主题：深麦2013年项目开展讨论、仓库问题、财务问题
主持人：老邓
出席人员：明明、小草、206、许诺、温柔子、河江、致远、巴山浪子、小小、小宝、汤圆、虫了、过客、石头、守望、乌龟、apple、草草共计18人。
会议内容：
1、仓库问题：由于现在的仓库面积太小，虽然有静叶平时在收发货，但是后勤组管理起来还不是很方便，且天气潮湿存放在仓库的东西容易受潮。因石榴本人在水围社区上班，接收物资较为方便现确定将仓库搬至水围村。本月31号前需解决。
2、财务问题：为深麦担任多年出纳的明明由于个人原因4月中旬要回湖南老家，不在担任深麦出纳一职，必须重找一位出纳人员。
2013年深麦将要开始流动儿童的项目，现已确定将在水围社区服务中心与光明新区精华学校展开活动。17日当天在召集人老邓的主持下我们就：1）项目何时开展；                                          
2）孩子们需要什么；                                         
3）我们能做些什么；                                            
4）我们欠缺什么做出讨论。                                            
这四个问题做出讨论，根据讨论结果得出以下几点：                              
1）项目何时开展——项目组会于本周内出项目书。
2）孩子们需要什么——孩子们需要关怀，需要人陪，需要丰富的课余生活。
3）我们能做什么——为孩子们换新的图书；丰富孩子们的课余生活；针对孩子的特性长期跟进；体育用品的配备或是组建兴趣班；可以组建麦田小义工队；培训孩子的阅读兴趣；做安全知识的培训；生命关怀等课程的开展
4）我欠缺什么——我们缺少更专业的志愿者、更专业的服务。在开展项目的同时，提高志愿者这方的专业技能，提升自我。




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会议时间：2013-5-19日        
会议主持：老邓        
参加人员：老邓、温柔子、小小、晓明、小草、莫忘、过客、倩、初尘、致远、蓝冰凌、凌风        
会议内容：        
    没有凝聚力，活动参加人员太少，是现深麦出现的最大问题，对于出现这种情况我们反思，是我们的流动儿童项目不吸引人或是其它原因造成。我们想可能是我们太久没做图片展了、太久没做新人培训了、太久没去走访了，也可能是我们大家谈忘了我们来麦田的真正目的。
   那就让我们重新唤醒大家心底的那份爱吧，亲们，让我们一起动起来！！！
   （且看深麦6月份、7月份活动安排）      
        
        
时间安排                 活动内容                                                                                               负责人  
2013.5.23日        参与深圳清华实验学校游园活动，我们去宣传、我们去义卖                                  过客、蓝冰凌  
2013.5.26日       水围社区，联合三叶草，我们给孩子们讲故事                                                    待确认中……  
2013.6.2日         快闪行动，且看这一抹橙色如何吸引群众眼球（此活动确认后，长期进行）               凌风  
2013.6.10-12      广西河池走访，身体与心灵的洗礼，你不容错过                                                过客、莫忘  
2013.6月            水围社区流动儿童关怀活动继续进行中……                                                      温柔子  
2013.6月            U站收书，制做海报、倡议书、收书点确认等等（此项目确认后，长期进行）             小小  
2013.6月下旬       图片展，深圳麦田第三十三展                                                                      全体麦友（联系场地、确认时间）  
2013.6月下旬       我们一起问鼎白云嶂（还记得去年我们征服这座海拔1003.5米高山的情景么）          小小  
2013.7月初         新人培训分享会                                                                                        人力组（小草）  
2013.7月            请种子来做团队建设培训讲座                                                                       人力组（小草）  
2013.7月            图片展，深圳麦田第三十四展                                                                       全体麦友（联系场地、确认时间）  
2013.7月             水围社区流动儿童关怀活动结继续进行中……                                                    温柔子

请各活动负责人确认活动时间、地点等等，及时论坛发贴召集。
        
PS：1、活动安排中图片展的场地联系，需要全体麦友的支持，哪位麦友有资源可联系人力组小草QQ：342497370
    2、以上活动安排中已确认日期、未注明日期的活动，具体活动时间及活动地点等均已论坛发贴为准

深圳麦田

2013年5月23日工作记录：


1：今天和世界500强企业史泰博签订捐赠协议，史泰博向我们捐赠办公用品、文具共227箱，价值近2万元，并将于近日去接收。

2：26日故事会也得到三叶草的志愿者确认参与

3：清华学校义卖进行中

深圳麦田

时  间：        2013-12-15 18：30             地   点：木偶店铺
会议主题：        工作组会议         主   持：        老邓
参加人员：        老邓、温柔子、许诺、肆语、凌风、梨花、度妞、莫忘、老王、小小、晓明、梦伊然、石榴、过客、小草、初尘
会议内容：
    年度工作组组长换届在即，各位现任组长请写好年度工作交接，竞选组长的人员请写任职竞选，写好后请发给凌风（QQ：593196104）
后勤组：
1、今年工作压力较大，作为后勤组长没有投入心思管理，希望本届组长竟选能找到合适人选担起此任。目前合适人选有扁扁、猪肉佬。
2、琼子姐公司、石头公司意向捐款1.5万元和2万元建图书室，希望项目组人员接手与捐款企业人员对接。企业要求是在建好图书室时请企业代表到活动现场一同揭牌。（该项目由温柔子负责）
项目组：
水围活动经过一年的开展，发现很多人对社区活动都不大感兴趣，考虑是否发展其它新的项目来吸引更多的人。
分析不感兴趣的原因一是地点较偏远，很多志愿者过去都比较远；二是学员的确定性不大，现场沟通人员也不足，活动一般都安排在周日，社工周日休息不能投入工作。三是活动负责人（志愿者）不足，活动内容单一，不能以多样化的活动来吸引学员。后续如要继续开展那边的活动，建议每次的活动以礼品来激发学员的参与性和积极性；涉及到教育活动及反馈问题建议请家长参加，让家长配合对活动后的学员进行观察及反馈；
活动项目的前期规划不明确。我们要考虑后续活动项目的深度化和扩大化，但志愿者的稳定性还待考验。
建图书室的项目归到项目组负责，对后期的理想工作规划是不同的项目有不同的人员来负责，具体的项目组人员待发展，目前可考虑的人员是零落。
财务组（许诺）：
深麦的钱目前累计还有三万多（具体待计算），这些钱近期要想办法用出去，明年的仓库房租足够，剩余的可用作项目基金。
去年订的台历至今仍有部分人未领台历未交钱（去年是从深麦基金先垫钱购买的）
琼子姐上次捐款买窗帘的钱一直还未处理，窗帘也还一直没安装。（由石榴负责量测尺寸及安装，所用金额开发票报销）
人员的财务意识薄弱，每次项目开支都要催发票等相关事宜（在后续的人员培训中加入财务培训部分）
宣传组：
微博及各网站点的活动宣传不到位，在做内部宣传的同时我们应该加强对外的宣传。
每次活动的宣传由宣传组带头宣传，希望能做到人人宣传。
人力组：
没有做好的对新进志愿者的培训和引导，导致新麦的流失率太高。

会议总结：
1、水围活动虽不如预想中的理想，但是我们仍要继续开展，至少每次的活动对社区的孩子还是有一定性的成长陪伴。且我们在宣传麦田的同时，可以用水围的活动作为样本进行宣传。另外希望明年的水围项目我们能发展比较成熟的一个活动团队。至于后续的活动，我们可拔出一些钱来买些必要的设备和物资。
2、财务的工作虽坚难繁锁，但我们仍是需要坚持基本原则，要做到公开、公整、明白。
3、今年的活动，图片展相对较少些，但与其它分社比，我们也不差，但人力仍是个问题，我们要想办法吸引更多的人才加入。
4、不管今年的成绩如何，但相比以往我们深麦确实进步很大，来年仍要扎扎实实做好项目，这样我们才好对外去做大力宣传。
5、仓库明年不租了，等猪肉佬的仓库弄好后，计划这个月底我们把物资转移至宝安。
6、本周内把竞选贴发出，竞选人员投竞选简历，下周（23-28日）投票竞选，计划2014年1月12日（周日）举行深麦年会，年会地点、内容待定。

深圳麦田

时间：2014.7.13  
地点：老邓住所

参与会议人员：老邓、小草、肆语、猪肉佬、其乐、老王、梨花、度姐、凌风、秋菊

会议记录：度姐

会议讨论内容及结果如下：（以下“麦浪书舍”简称“图书室”）


项目组
一、关于图书室的走访、建图书室标准、图书室管理、回访人数的讨论。

学校走访：暂定河源和平县继续走访（暂记走访及回访时间为9月份）

建图书室教室（图书角）标准：
1、以学校人数、学校配合度以及走访调查的情况而定；
2、最基础的条件：学校提供的教室有窗（带玻璃）、不漏雨、不是危楼；
3、学校人数在70个学生以上建设图书室，70个学生以下建设图书角；
4、图书室面积按6m*7.2m为标准；
5、标准面积图书室每间配备6名志愿者进行建设，标准以下配置5人，标准以上，按实际情况增加人数；图书角4人进行建设；
6、人员参与标准：
  （1）项目组人员优先
  （2）车辆优先
  （3）每间图书室建人员需要包括至少一名有经验者和一名新手
  （4）每间图书室建设至少包括2名男生

图书室管理：
1、深麦提供借阅表，学校需要指定当地图书室负责人。后期跟进由项目组志愿者负责与校方联系（建议一个志愿者负责一个学校，每月至少与校方联系一次）；
2、对河源所建所有图书室进行评比，利用率最高的学校，由深圳麦田向校方发感谢信，给予学校图书室负责人一定奖励，并向当地教育局发表扬信。（九月份回访时执行）。

图书室回访：
1、回访前进行简单着重培训，由项目组负责回访流程。
2、每个学校至少4名志愿者，学校学生参于人数30人为标准。
3、回访课程，如“我是女生”，“我是男生”“音乐、美术、体育”等由石榴负责制定（8月底需要完成）
4、制作安全手册（资料由老邓、秋菊、其乐负责）

图书室其他事宜：
1、书柜由之前简易书架换成总社少年社项目订制的多功能可移动小书柜，老邓已联系总社；
2、建设图书室时，可以有当地学校学生参与其中，目的让他们更多的了解图书室的目的。

二、关于水围都市方舟项目（童心童影、手工课、团队拓展）
1、现所存在问题：
（1）路程远，参于活动易疲劳（大多志愿者的反映）
（2）针对留守儿童的项目关注度低、引不起大数人的重视
（3）人力问题（缺少固定的活动负责人）

2、解决方案提议
  （1）招募麦田水围服务志愿者；
  （2）与当地公益组织联系，比如小草义工队，看是否可以进行合作；
  （3）建议进行启动仪式，邀请家长参加，引起家长对青少年教育的重视；
  （4）建议发展家长志愿者；
  （5）考虑是否嫁接给有心做此项目的组织。

3、项目组负责都市方舟工作总结，定课程，针对水围活动进行培训。

人力组
一、制定深麦志愿者规范制度，内部审核
由梨花和秋菊负责拟定初稿，再由工作组提出意见，最后敲定。

二、关于工作组各个小组工作的具体分配
由各个组组长在7.19号前将人数及所负责岗位的志愿者资料交给梨花。

三、关于志愿者审核由人力组负责：一年两次，年中和年底。
审核标准：活动次数、时间、特殊贡献（物资及资金的捐赠）

物资组
一、关于新安U站作为长期收集物资问题
   1、定期收：一个月一次
   2、定量收：如果物资量多，时间可提前
   3、提供U站深麦物资收据

二、关于仓库库存的办公用品
   1、建图书室时可分给学校老师用
   2、适合学生的可在回访时作为奖品赠送

三、关于仓库分布点
1、西部宝安区：猪肉佬负责
2、东部龙岗区：倩负责
3、南部福田区：麦可负责

四、关于衣物收集范围
鞋子、手套、袜子、帽子，要求全新的

宣传组
一、关于宣传折页、海报的制作
   1、制定岗位志愿者工作证（内容包括：ID、真实姓名、工作单位，志愿者资料由人力组提供），设计人员需要7月31号前完成；
   2、深麦分社折页：项目资料及图片由人力提供；
   3、7.20号新安U站的宣传品的设计（海报、易拉宝、横幅）。

二、关于制作图书室牌匾的标准
   1、捐赠方达到冠名要求按原来的标准制作
   2、捐赠方若只捐赠建设麦浪书舍一部分，比如书籍或者基础设备，可在牌匾“麦浪书舍”字样的下方给予备注

二、关于图片展
1、在总社图片展的基础上，增加设计关于深麦分社的图片
2、考虑图片展换种方式展出（比如：是否更换展架，更换什么样的展架）

其他事宜
一、关于走访成本费用及水围活动成本费用的问题，大家讨论结果如下：
1、广东省内每次走访每人成本按1人1天200元、2天300元、3天400元为标准；
2、水围活动成本费用按1天1人30元为标准。

二、关于建设麦苗班问题，大家讨论结果如下：
1、就近原则：广西、贵州纳入考虑范围
2、要求：真正有需求、通到县城的交通较发达
3、对于学生不实行一对一，考虑几个人包办

三．关于捐建图书室的金额问题，大家讨论结果如下：
   1、每间图书室的费用为3万，包括图书、基础设备、二年内四次回访的预算；
   2、经费预算、计划书由肆语负责。

四、关于企业合作
   1、直接进行款项捐助的，按正常程序进行；
   2、企业进行图书捐赠的，可按实际价值折算为款项，需提供第三方的物资价值证明；
   3、企业对其他必要用品进行捐赠的，可按实际价值折算为款项，需提供第三方的物资价值证明。并且物资需为全新，且需解决运费（由深圳到图书室所在地）。