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数据组工作手册
各分社/团队数据员：
当您选择从事本数据组工作时，是否对这份工作有兴趣，并能在感兴趣的前提下投入到工作中？如果
回答是肯定，那么，由衷地感谢您加入数据组行列。为了帮助您以主人翁的姿态尽早胜任工作，在接手工
作时，请您仔细阅读本手册。
亲爱的小伙伴，当您进入数据组，请谨记我们的工作口号：“工作要做对，更要做到位。”不是我们
要求太高，而是现实不容商榷。不过也不要有太大压力，现在的你，不是不懂，只是欠缺一些工作经 历，如果有人带你熟悉业务就不会觉得有负担，这就需要手册来帮助您。
1、工作条件及要求
数据管理工作,是夯实团队的基础工作，为确保数据工作有序开展，在岗时，请您做好资料收集、前期 整理工作，以确保能够按时上报，在认真核准录入数据无误后，方可发出邮件，同时做好备份，由另 一人单独保管；换岗时必须办理好工作交接，所有数据资料务必转给新的数据员。
1.1工作Q群：163575788，工作邮箱：mtsj@mtjy.org。
1.2工作Q群管理制度
（1）新人入群后须首先阅读本群规，并在群内报道。
（2）第一时间修改群名片，格式：团队名简称—论坛名称。
操作：群设置—修改自己的群名片—团队名简称-论坛名—确认。（不会操作修改请私聊管理协助修改）
（3）不允许恶意刷屏（群主除外，允许群主善意刷屏）。
（4）以工作交流为主，支持感情交流，但不得影响工作交流。
（5）群内允许存在不同观点，但不得对群成员进行人身攻击。
（6）及时查收群邮件，并予以回应，积极发表意见。
（7）本群倡导讲文明讲礼貌，在线三天内不发言属不爱群的表现，长期潜水是严重违反群制度的行为。
（8）本群无法保证群成员不走私，请自觉抵制诱惑，用实际行动响应群纪律，支持您向管理员举报。
（9）本群是开放平台，对群成员之间私下联络感情不承担任何风险，只能在道义上谴责对方。
（10）对任何违反上述群规的行为，由管理员进行处理。
讲文明讲礼貌的行为：
A、路上遇见群主，主动问好。
B、工作日在线，群内报道（问好）。
C、积极发言，活跃气氛。
D、群里有咨询,主动帮助。
不讲文明礼貌的行为：
A、家里来客人（新童鞋报道），视而不见。
B、群气氛正好，无故退席。
C、潜水。
D、孤芳自赏。
1.3工作人员（加群对象）：正式团队及分社安排一位在团队中负责活动备案及数据统计工作的人员。
注意：如果团队发活动邮件和数据统计的人员是分开工作的，请优先安排数据统计员。
1.4工作要求：
1.4.1关于活动申报/备案：申报类活动提前十天发出申报邮件；备案类活动提前三至五天发出备案邮件
（在论坛发帖前）； 关于报表： 每月5日前发出分社活动及志愿者服务时间统计月表，邮箱：mtsj@mtjy.org； 每年1月10前发出半年报（半年报时限6月1日至12月31日），同时发整个年度的年报（年报时限1月1日至12月31日）； 每年6月10日前发年报（半年报时限1月1日至5月31日），们时发年报(年报时限上年6月1日至下年5月31日)。 1.4.2数据员熟练掌握office软件，保证月初报表期间的时间稳定，工作富有责任感和主动性，具备有效的 执行力，承诺统计月表能够准确及时的报表。
1.4.3数据组实行报表在岗负责制，明确岗位责任。数据员承诺换岗期间协助新数据员做好过渡工作，新
数据员上岗前实习二个月，至少二次报表无误，移交人填写交接清单，接交人向数据组组长表示已经 熟练掌握岗位业务，且移交资料齐全，可以正式办理交接工作。至此，移交人方可正式离岗。
2、工作内容：
2.1、活动及事务往来邮件。
规范发送事务邮件。一是为规范管理；二是发、收双方可以节约时间,多做些其他事务；三是避免数据 错记、漏记。
2.1.1发送邮件建议规范使用团队的公用电子邮箱,并由专人管理，可实行AB岗轮换制度。 理由：
1)秘书处工作邮箱所收到的邮件，一律视为是得到该团队一致同意并认可的；
2)团队公用邮箱用户名与论坛公用ID保持一致；
3)以公用邮箱作为公用ID注册邮箱，用户密码丢失时便于找回；
4)提高工作效率。遇有数据员转换角色或需要由他人临时代替工作时, 能够避免工作交接后出现的“盲区”，
通过查看往来邮件可以尽快的完成角色转换、熟悉业务并投入工作；
5)使用公用电子邮箱可以做到事务往来信息公开透明的运行,达到实现团队内部监督，从而提高效能，促进发
展的目的。
2.1.2电子邮件格式务必按模板要求规范进行。注意：活动类邮件主题若不规范,记录员可能会判断失误,导致
活动错记或漏记,数据将相应发生误差。
活动及事务邮件发往工作邮箱：秘书处，maitian@mtjy.org
活动申报报告、备案及总结的内容要求及范例：
http://bbs2.mowo.cn/viewthread.php?tid=54868&page=1&extra=#pid4792781)
活动邮件主题要求简练、明晰（表达是谁在何地做什么事）；
[活动备案（学校联展）][合肥麦田]20140101合肥铜陵学院图片展
注意：这里主题中的时间是开展活动的时间。
2)主题禁用修饰词:爱心永恒，拥抱蓝天,拥抱快乐,谢谢这些孩子等等之类的词语, 格式：：何时，谁，在何
地，做什么事；
3)关于团队邮箱管理。温馨提醒：因邮件最终要进行归档,为便于查找，可以公用邮箱设置文件夹，
命名“报备”、“活动数据”等比较直观的称呼；备案类活动提前三至五天，且论坛发帖前发出备案邮件，
麦田正式团队及分社所发属“备案”类邮件可不需要等待回复先发帖（申报类活动需收到明确回复）；新地 区则务必在收到回复后再到论坛发帖。
日常事务请尽量通过发送邮件进行信息交流，关于其他事务邮件格式统一为：日期加团队名加事务主题。
如：八周年资料，20130616德州八周年资料；
如：申请，20131011襄阳申请开通论坛团队版块
2.2分社活动及志愿者服务时间统计工作为规范各分社、团队的活动管理，推动志愿者的制度化和规范化建设，
现将在已建立志愿者认证制度的基础上同时对志愿者服务时间进行累计计算。统计志愿者服务时间是对参加麦
田公益活动的麦友的一种肯定和表彰，它既是我们麦友的荣誉，也是我们麦友对社会作出贡献的一种体现。
2.2.1数据组发送邮件要求分社活动次数及志愿者服务时间统计表发往工作邮箱：
数据组，mtsj@mtjy.org。
麦田公示的相关活动数据，如论坛麦田数据帖，是以各地区所发活动邮件来录入并存档案的,故，数据员每月上
报的月表数据要与之相呼应。
1、邮件主题为：（时间+地区+表名）月表：201401南宁活动统计表年表：20130617-1231南宁半年度活
动报表；20130617-20140616南宁年度活动报表；2013年度南宁活动报表。
（年度时间为：20130101至30131231，年表由团队保存）
2、表格命名格式：（时间+地区+表名）月表：201401南宁活动统计表； 年表：20130617-1231南宁半年
度活动报表20130617-20140616南宁年度活动报表；2013年度南宁活动报表。
（年度时间为：20130101至30131231，年表由团队保存）注意：每个月不管是否有活动，邮件都要发出。
当月无活动时，邮件主题格式同上，邮件正文：南宁一月份未开展活动(不需要发表格附件)。无活动，未发邮件
视为拒发一次。每月初会采取群公告栏、群消息方式适时的友情提醒数据员。
3、表格内规范为日期格式（04-01）；
4、麦友姓名栏请填写：论坛用户(真实姓名)；
5、活动小时单位统计（0.5小时、1小时、1.5小时、2小时。。。。。。）；
6、发送时间：每月5日前发上月活动统计表于工作邮箱：mtsj@mtjy.org，逾期二天，即7日24时止，将视
为自愿放弃上一月的志愿者服务时间累计。
因每月8日团队活动数据要在论坛更新公示信息，故为保证数据组工作的顺利有序进行，数据员务必在5日前
发出邮件。关于已加入数据群的成员连续2个月经提醒，依然无理由迟交或不交分社统计表的，将联系分社召集人
更换数据员。
2.2.2活动及志愿者服务时间数据填写注意事项打开表格，如下图所示：
1、分社活动分类一览表
活动类型有：城市联展、学校联展、走访、第二课堂、报告会、分社活动。
其中：
城市联展：城市、社区、城展（义卖）
学校联展：小学、中学、高校、校展（义卖）
走访：走访、回访、图书室、资助款发放、物资发放等等到贫困学校现场活动
第二课堂：城市打工子弟学校，贫困山区学校
报告会：莫凡报告会、分社报告会
分社活动：植树、徒步、聚会、福利院、敬老院、交流会、物资整理、培训讲座、义演等等不属于上述五大分类的
其他活动
团队志愿者服务时间一览表
活动前准备好带有离开时间的签到表，如下图所示：
志愿者签名格式：论坛名（真名）。建议活动时签到同时签写真名，理由：1、麦田基金会已注册数年，曾经提
倡做好事不留名，现今要逐步转变观念，留名可让人了解到有这么多真实的人在做好事，从自己的行动去感染身边及
更多有意结识麦田的人，长期以往，或许可以净化社会；2、志愿者付出劳动需用数据做出记录，在未来有需要的时
候基金会可以此为依据出具服务时间的证明，体现志愿者为麦田这些年做的事情，有真名保留是对自己的一种维权意
识。
关于签到表填写真名，尊重志愿者自愿原则，不强求，但资料员有责任和义务做出解释和进行宣传。
活动时间登记：
1、按实际服务时间，对象：除走访类以外的活动，如图片展，；
2.1按实际服务时间；2.2按平均服务时间。
（1）因故未能记录离开时间的，半天活动记4小时，一天活动记8小时；
（2）走访活动：
1、可采取按工作日小时计，即一天按8小时记录；（建议优先采用）
2、可采取精确到小时的累计数，比如：活动自清晨至夜间，持续的时间很长，时间可自从乘车起计至回到城区
时间（除去用餐时间）;一次活动持续二天，自乘车起计至回到城区结束，期间扣除休息及与走访主题无关的其他时间，
就是本次活动的累加实际时间。（记录真实、完备的前提下采用）
活动现场记录员可以根据情况灵活采取以上二种方式。
（3）后勤工作人员（二线志愿者）。
1、可由数据组或团队管理组采纳一个工作的平均时间，如：一周（工作日）8小时，一月32小时，参加活动的时间
另外累计。特殊岗位可根据平均服务的时间设置，如：一周10或12小时。（建议优先采用）
2、可由当事人，根据实际所在岗位服务时间每次工作结束现时做好记录，月末提交给资料员。（当事人能自觉及时
记录、保证真实的前提下采用） 爱心小站： “像蜜蜂一样辛勤工作，像蝴蝶一般快乐生活。”本工作组非常人性化的安排了协作员，关于如何标准的发电子邮件， 发邮或发帖遇到困难，还是心灵需要鸡汤，亦或积蓄已久的情感需要抒发，包括每天群聊记录的重要信息更新到群专 用邮件，协作员都将竭诚为您服务。我们的宗旨是让大家都能熟练规范的发邮件和发帖，为团队营造一个家一般的工 作氛围。协作员：浅白，QQ：153781591 工作通知 http://bbs2.mowo.cn/viewthread.php?tid=74234&extra=page%3D1 | 
发表于 2014-1-10 09:48
楼主
数据组的宝们：
发表于 2014-1-10 10:10
大爱数据组o(∩_∩)o...
发表于 2014-1-10 10:14
相信你能做好，新童鞋大家也会照顾好
